«Документы»-«Поступление товаров и услуг»

Документ Поступление товаров и услуг (Приход) используется для оформления поступления товаров на склад. Используя документ прихода, можно сформировать розничные цены на товары и напечатать ценники/этикетки.

Документ «Поступление товаров и услуг (Приход)» влияет на учет: увеличивает количество товаров на том складе, куда осуществляется приход товаров. Также документ «Поступление товаров и услуг (Приход)» увеличивает сумму задолженности компании перед поставщиками.

Главный экран журнала «Поступление товаров и услуг (Приход)» выводится в виде таблицы с основными атрибутами документов.

Над списком документов находится дополнительная функциональная панель для управления журналом. Большинство функций из этого списка могут быть вызваны с помощью горячих клавиш, комбинации которых написаны прямо на самих кнопках.

В журнале документов активный документ выделяется указателем (черный треугольник в крайнем левом поле в списке документов) и на одном из полей активного документа находится курсор (это поле выделено серым цветом).

• Создать - создать новый пустой документ;
• Изменить - изменить активный документ (будет редактироваться активный документ из списка);
• Копировать - создать копию активного документа;
• Удалить - пометить документ на удаление (Обратите внимание, помеченный документ из системы не удаляется, он виден в списке, но со статусом «Удален»);
• Фильтр по дате - используется для фильтрации документов журнала по необходимому временному периоду. После установки диапазона дат нужно нажать кнопку «Обновить»;
• Обновить - обновить журнал документов. Используется после установки временного периода для включения фильтра по дате или для ручного обновления журнала (например, в тех случаях, когда были внесены изменения в документы с другого рабочего места);
• Дерево связей - показывает все документы, у которых есть связь с активным документом;
• На основании - создать необходимый документ на основании активного документа;
• Отбор - фильтр, который позволяет отобрать все документы по выбранному полю журнала (Номер, Сумма документа, Партнер, Склад, Организация, Номер входящего документа, Пользователь). Фильтр многоразовый, позволяет по-очередно отобрать документы по нескольким параметрам;
• Отключить отбор - полностью сбрасывается фильтр отбора;
• Печать списка - вывести на экран подготовленный для печати Журнал документов.

Под панелью функций находится Строка поиска, с помощью которой можно легко находить документы в журнале по любым запросам.

После нажатия кнопки «Создать» программа откроет форму для создания нового поступления товаров и услуг.

Поля Организация, Склад программа заполняет автоматически, используя данные последнего созданного документа, в поле « Имя счета/кассы подставляется главный счет/каса (тот, что имеет атрибут «По умолчанию»).

Поле Поставщик нужно указать оператору, а в поле Договор программа автоматически подставляет Договор по умолчанию из карточки того контрагента, который указан в поле Поставщик.

Если поля Организация, Склад, Имя счета/кассы отличаются от тех, что подставила программа, их можно легко изменить. Для этого нужно нажать кнопку […] в конце любого поля и выбрать необходимые данные из соответствующих справочников.

Создание справочника контрагентов (поставщиков/покупателей) подробно описано здесь >>

В поле Имя товара/услуги можно вводить: Имя товара, Код товара или Штрихкод. Также можно выбрать нужные товары из Справочника Товаров или сразу создать новые товары в этом справочнике, щелкнув мышкой на кнопку, помеченную цифрой 1.

Обратите внимание! Для ввода данных в любое поле (имя товара, количество, цена и д.р.) не нужно щелкать на это поле кнопкой мышки, а сразу можно вводить текст или числа. Навигация по полям документа осуществляется клавишами перемещения курсора, Enter изменяет активное поле на следующее справа, а Ins (или Shift+Enter) добавляет новую строку для ввода.

Создание справочника товаров подробно описано здесь >>

Поля Код, Штрихкод в этом документе являются информационными, они не доступны для редактирования и ввода.

Поля Входящий номер и Примечание являются служебными, их можно использовать по усмотрению пользователя для упрощения и систематизации учета, а также для ввода первичной (бумажной) документации в программу.

Навигация по полям документа осуществляется клавишами «​←»,​ «​→»,​ «​↑»,​ «​↓»​. Клавиша «Enter» изменяет активное поле на следующее справа,​ а клавиша «Ins» (или комбинация «Shift+ Enter») добавляет новую строку для ввода товара.

Для ввода данных в любое поле нужно просто выделить его (стрелками или левой кнопкой мышки),​ ввести данные и нажать «Enter».

Также существует панель для добавления/​удаления/​копирования/​перемещения товаров.

При формирования розничных цен на товары в приходной накладной одним из удобных способов является увеличение приходной цены на определенные проценты. Или же, в случае формирования розничных цен вручную, контроль параметра «% увеличения» позволяет избегать ошибочной очень низкой или высокой розничной цены.

Cледует обратить внимание, что существует два способа увеличить цену:

• процент наценки: «Розничная цена» = «Приходная цена» + X%.
  Например, при наценке 20%, розничная цена будет: 100 грн. + 20% = 120 грн. Однако, при таком способе формирования цен заработок/рентабельность в % будет меньше, чем процент наценки X%. При закупочной цене 100 грн. и розничной 120 грн., заработок/рентабельность составит:
  (1-(100/120))*100% = 16,67%.

• процент заработка: «Розничная цена» = («Приходная цена»/(100 - X%))*100.
  При таком способе формирования цен, заработок/рентабельность в % будет точно соответствовать указанному, но процент наценки X% будет выше. Например, при закупочной цене 200 грн. и заработку/рентабельности 20%, розничная цена составит:
  200/(100-20)*100% = 250 грн., а процент наценки:
  (1-250/200)*100 = 25%.

В случае создания новой накладной данная галочка будет установлена по умолчанию, и при сохранении документа прихода все цены (розничные и приходные) на товары из документа будут обновлены.

Но если выполняется редактирование уже сохраненной накладной, эта галочка неактивна, чтобы исключить возможность ошибочной установки старых цен. При необходимости ее можно активировать, и обновить цены.

Кнопка «Ценник» позволяет запустить функции для печати ценников/этикеток на выделенный в приходной накладной товар. В зависимости от требований можно напечатать ценник/этикетку с его предварительным просмотром, без просмотра, а также передать в окно печати ценников.

В случае передачи товара в окно печати ценников появляется возможность отредактировать имя товара и его цену, а также формат отображения цены, не изменяя эту информацию в документе прихода или карточке товара.

Печать ценников/этикеток на все товары из приходной накладной осуществляется вызовом функции «Печать ценников», используя кнопку «На основании» вверху документа. Подробно про функции закладки "Печать ценников и этикеток".

Импорт приходной накладной из Excel-файла используется для оперативной загрузки приходной накладной от поставщика в документ »Поступление товаров и услуг (Приход)«. Благодаря использованию такой функции как импорт, запуск объекта автоматизации в части создания базы номенклатур и внесение складских остатков в программу учета ускоряется в разы.

Подробно про импорт накладных с Excel-файла здесь >>

Импорт приходных накладных из JSON-файла используется при получении и оприходовании товара на независимых точках бизнеса с одного удаленнного склада, на котором фасуется и создается номенклатура товаров (секонд-хенд, мясное производство и т.д.).

В случае использования импорта JSON-файла в приходную накладную на удаленнном складе нужно создать приходную накладную, в которой выполнить операции создания номеклатуры, формирования цены и указания количеств. После создания приходной накладной сформировать JSON-файл и передать его на точку вместе с товаром.

Подробно про импорт накладных с JSON-файла здесь >>

В некоторых случаях удобно сделать копию предыдущей накладной и отредактировать ее содержание. Чтобы исключить ошибки при заполнении данных, существует функция обнуления количеств товара в накладной.

Также эта функция полезна при создании поступления товара на основании «Заказа поставщику». В таком случае оператор обнуляет все количества и вводит их с учетом реальной приходной накладной.

Функция отображения ожидаемых количеств товаров в поступлении (товаров, которые находятся в документах «Заказ поставщику») позволяет исключить ошибки при вводе количеств товара и оптимизировать управление складскими запасами.

Группировка товаров используется, если в накладную вводятся товары, позиции которых могут повторяться (сканирование штрихкодов всех товаров прихода в любом порядке, повторный ошибочный ввод и т.д.). После нажатия кнопки все одинаковые товары будут сгруппированы, и их количество будет просуммировано.

Если штрихкод товара изменился, новый можно ввести прямо с документа «Поступление товаров и услуг»

Включение контроля поставок позволяет упростить и оптимизировать работу по закупке товаров. Если документ поступления товаров заполняется на основании "Заказа поставщику", в колонках «Ожидаемое количество» и «Разница» при заполнении поля «Количество» реально поступившим количеством, будет отображаться полная картина по заказу.

Настройка видимости колонок в документе прихода служит для подстройки документа прихода под требования пользователя.

Используя функцию «На основании», можно создать другой учетный документ, связанный с данным.

Для печати ценников на товары нужно в функцие «На основании» нажать на поле «Печать ценников». Подробно о печати ценников в статье "Печать ценников, этикеток, штрих кодов".

Для печати заказа на бумаге формата А4 небходимо нажать кнопку «Печать» внизу документа и выбрать требуемую форму для печати. Программа откроет экран предварительного просмотра документа, где нужно нажать иконку «Печать», выбрать принтер и нажать «ОК».

Для того чтобы отправить заказ по электронной почте, его предварительно нужно сохранить в файл на диск компьютера, а потом прикрепить к письму поставщику.

Для этого необходимо нажать кнопку «Печать» (точно так же, как при Печати документа), программа откроет экран предварительного просмотра документа. В этом экране нужно сохранить документ в подходящем формате (мы рекомендуем использовать формат PDF).