“Довідники”-“Контрагенти (партнери)”

Контрагент – це загальне поняття, яке включає всіх партнерів компанії: постачальників та покупців. Довідник контрагентів у зручній формі відображає всіх контрагентів та дає можливість керувати ними та впорядковувати їх відповідно до політики компанії.

Контрагенти можуть бути згруповані за групами довідника, наприклад, “Постачальники”, “Клієнти” тощо. Довідник контрагентів має необмежену кількість рівнів вкладеності. Для керування групами та контрагентами передбачені окремі панелі.

• Створити - створити нового контрагента;
• Змінити - редагування активного (виділеного у списку) контрагента;
• Копіювати - створити копію активного (виділеного у списку) контрагента;
• Видалити - видалити контрагента з бази (Зверніть увагу, якщо контрагент вже присутній у документах, його видалити не вийде, а лише можна буде встановити статус “Недоступний”);
• Оновити - оновити список контрагентів;
• Імпорт - імпорт контрагентів із Excel-файлу. Використовується для завантаження вже існуючої бази контрагентів, наприклад, при переході з інших систем обліку на Unipro. Як імпортувати базу контрагентів у Unipro читайте тут.

Під панеллю функций знаходиться Рядок пошуку, за допомогою якої можна легко шукати контрагента в довіднику за будь-якими запитами.

Примітка! Щоб програма коректно обробляла пошукові запити, потрібно встановити галочку “Приховати групи(все одним списком)“

Для переміщення контрагента або списку контрагентів в іншу групу потрібно його виділити мишкою і, затиснувши ліву кнопку мишки, просто перетягнути в потрібну групу.

Інформація про контрагент розміщується у вкладці “Основні” та “Договори”. Оскільки картка контрагента є універсальною (використовується як для Клієнтів, так і для Постачальників), деякі поля в кожному випадку (Клієнт/Постачальник) можна не заповнювати.

Поля “Номер картки”, “Дата”, “Телефон” рекомендується використовувати для Клієнтів.

“Номер картки” та “Телефон” використовуються як додаткові ідентифікатори клієнта при використанні бонусної/знижкової системи.

“Дата” використовується для введення дня народження клієнта/ дитини/ вихованця з метою надання додаткових знижок у день народження (див. Система знижок/бонусів).

Поля “Додаткова інформація”, “Адреса”, “Телефон” рекомендується використовувати для Постачальників з метою спрощення роботи з ними (виконання замовлень по телефону, e-mail, відправлення кореспонденції тощо).

Поле “Доступність” дозволяє керувати видимістю контрагентів у системі:

• Недоступний - якщо контрагент вже присутній у документах і його не можна видалити, його можна приховати в довіднику (якщо потрібно побачити всіх контрагентів, потрібно включити галочку “Показати приховані контрагенти” внизу довідника).
• Бек-офіс/фронт-офіс - контрагента можна вибрати як з торгового екрану, так і з робочого місця адміністратора (використовується для Клієнтів).
• Тільки Бек-офіс - контрагента можна вибрати тільки з робочого місця адміністратора і не можна з торгового екрану (використовується для Постачальників, Службових контрагентів).

Договори використовуються у програмі для зручності ведення обліку та більш високої деталізації у розрізі оплат. Для всіх контрагентів програма автоматично створює “Основний договір”, за яким ведуться взаєморозрахунки. Причому, якщо в системі є кілька організацій, для кожної з них буде створено свій “Основний договір”.

У певних випадках, особливо для обліку з Постачальниками, можна створити вручну кілька договорів. Наприклад, якщо є домовленість одні товари оплачувати за передоплатою, інші за післяоплатою.

Також у картці “Редакція договору” можна вказати тип продажних цін. І в такий спосіб зафіксувати певну роздрібну ціну кожному за конкретного покупця.

За допомогою опції “Створити нових клієнтів” кнопки “Створити” можна легко додати до довідника контрагентів потрібну кількість унікальних клієнтів, наприклад, для бонусної або накопичувальної системи.

За допомогою опції “Групове редагування” кнопки “Змінити” можна швидко змінити деякі параметри групи контрагентів у вибраній папці або виділеному списку. Наприклад, присвоїти/видалити/перегенерувати штрих-коди, змінити ім'я для друку, змінити регістр імені, змінити доступність групи контрагентів у системі.