“Документы”-“Поступление товаров и услуг”

Документ Поступление товаров и услуг (Приход) используется для оформления поступления товаров на склад. Используя документ прихода можно сразу формировать розничные цены на товары и печатать ценники.

Документ «Поступление товаров и услуг (Приход)» влияет на учет - увеличивает количество товаров на том складе, куда выполняется приход товаров. Также, документ «Поступление товаров и услуг (Приход)» увеличивает сумму задолженности компании перед поставщиками.

Главный экран журнала «Поступление товаров и услуг (Приход)» выводится в виде таблицы, с основными атрибутами документов.

Над списком документов находится дополнительная функциональная панель для управления журналом. Большинство функций из этого списка могут быть вызваны с помощью горячих клавиш, комбинации которых написаны прямо на самих кнопках.

В журнале документов, активный документ выделяется указателем (черный треугольник в крайнем левом поле в списке документов) и на одном из полей активного документа находится курсор (это поле выделено серым цветом).

• Создать - создать новый пустой документ;
• Изменить - изменить активный документ (будет редактироваться активный документ из списка);
• Копировать - создать копию активного документа;
• Удалить - пометить документ на удаление (Обратите внимание, помеченный документ из системы не удаляется, он виден в списке, но со статусом “Удален”);
• Фильтр по дате - используется для фильтрации документов журнала по необходимому временному периоду. После установки диапазона дат нужно нажать кнопку “Обновить”;
• Обновить - обновить журнал документов. Используется после установки временного периода для включения фильтра по дате или для ручного обновления журнала (например, в тех случаях, когда были внесены изменения в документы с другого рабочего места);
• Дерево связей - показывает все документы, которые имеют связь с активным документом;
• На основании - создать необходимый документ на основании активного документа;
• Отбор - фильтр, который позволяет отобрать все документы по выбранному полю журнала (Номер, Сумма документа, Партнер, Склад, Организация, Номер входящего документа, Пользователь). Фильтр многоразовый, и позволяет по-очередно отобрать документы по нескольким параметрам;
• Отключить отбор - полностью сбрасывается фильтр отбора;
• Печать списка - вывести на экран подготовленный для печати Журнал документов.

Под панелью функций находится Строка поиска, с помощью которой можно легко искать документы в журнале по любым запросам.

После нажатия кнопки “Создать”, программа откроет форму для создания нового поступления товаров и услуг.

Поля Организация, Склад программа заполняет автоматически, используя данные последнего созданного документа, в поле “ Имя счета/кассы подставляется главный счет/каса (тот, что имеет атрибут “По умолчанию”).

Поле Поставщик нужно указать оператору, а в поле Договор программа автоматически подставляет Договор по умолчанию из карточки того контрагента, что указан в поле Поставщик.

Если поля Организация, Склад, Имя счета/кассы отличаются от тех, что подставила программа, их можно легко изменить. Для этого нужно нажать кнопку […] в конце любого поля и выбрать необходимые данные из соответствующих справочников.

Создание справочника контрагентов (поставщиков/покупателей) подробно описано здесь >>

В поле Имя товара/услуги можно вводить: Имя товара, Код товара или Штрихкод. Также, можно выбрать нужные товары из Справочника Товаров или сразу создать новые товары в этом справочнике, щелкнув мышкой на кнопку, помеченную цифрой 1.

Обратите внимание! Для ввода данных в поле “Имя товара/услуги” достаточно просто один раз щелкнуть на это поле левой кнопкой мышки. Навигация по полях документа осуществляется клавишами перемещения курсора, Enter изменяет активное поле на следующее справа, а Ins (Shift+ Enter) добавляет новое поле для ввода.

Создание справочника товаров подробно описано здесь >>

Поля Код, Штрихкод в этом документе являются информационными и они не доступны для редактирования и ввода.

Поля Входящий номер и Комментарий являются служебными и их можно использовать по усмотрению пользователя для упрощения и систематизации учета, а также для связывания первичной (бумажной) документации с программой.

При формирования розничных цен на товары в приходной накладной, одним из удобных способов является увеличение приходной цены на определенные проценты. Или же, в случае формирования розничных цен вручную, контроль параметра ”% увеличения“ позволяет избегать ошибочной очень низкой или высокой розничной цены.

Cледует обратить внимание, что существует два способа увеличить цену:

• процент наценки: “Розничная цена” = “Приходная цена” * X%. (Например, при проценте наценки 20%, розничная цена будет: 100 грн. * 20% = 120 грн.). Однако, при таком способе формирования цен, заработок/рентабельность в % будет меньше, чем процент наценки X%. (Например, при закупочной цене 100 грн. и розничной 120 грн., заработок/рентабельность составит: ¹⁾*100% = 16,67%).

• процент заработка: “Розничная цена” = (“Приходная цена”/(100 - X%))*100. При таком способе формирования цен, заработок/рентабельность в % будет точно соответствовать указанному, но процент наценки X% будет выше. (Например, при закупочной цене 100 грн. и заработку/рентабельности 20%, розничная цена составит: (100 /(100-20)*100% = 125 грн., а процент наценки: (1-125/100)*100 = 25%).

В случае создания новой накладной данная галочка будет установлена по умолчанию и при сохранении документа прихода все цены (розничные и приходные) на товары из документа будут обновлены.

Но если выполняется редактирование уже сохраненной накладной, эта галочка неактивна, чтобы исключить возможность ошибочной установки старых цен. При необходимости ее можно активировать и обновить цены.

Импорт приходной накладной с Excel-файла используется для оперативной загрузки приходной накладной от поставщика в документ ”Поступление товаров и услуг (Приход)“. Благодаря использованию такой функции, как импорт, запуск объекта автоматизации в части создания базы номенклатур и внесение складских остатков в программу учета ускоряется в разы.

Подробно про импорт накладных с Excel-файла здесь >>

Импорт приходных накладных с JSON-файла используется при получении и оприходовании товара на независимых точках бизнеса с одного удаленнного склада, на котором фасуется и создается номенклатура товаров (секонд-хенд, мясное производство и т.д.).

В случае использования импорта JSON-файла в приходную накладную, на удаленнном складе нужно создать приходную накладную, в которой выполнить операции создания номеклатуры, формирования цены и указания количеств. После создания приходной накладной сформировать JSON-файл и передать его на точку вместе с товаром.

Подробно про импорт накладных с JSON-файла здесь >>

Включение контроля поставок позволяет упростить и оптимизировать работу по закупке товаров. Как настроить контроль складских запасов для каждого товара описано в справочнике "Товары".

Настройка видимости колонок в документе прихода служит для подстройки документа прихода под требования пользователя.

Используя функцию “На основании” можно создать другой учетный документ, связанный с данным.

Для печати ценников на товары нужно в функции “На основании” нажать на поле “Печать ценников”. Подробно о печати ценников в статье "Печать ценников, этикеток, штрих кодов".

Для печати заказа на бумаге формата А4, небходимо нажать кнопку “Печать” внизу документа и выбрать требуемую форму для печати. Программа откроет экран предварительного просмотра документа, где нужно нажать иконку “Печать”, выбрать принтер и нажать “ОК”.

Для того, что бы отправить заказ по электронной почте, его предварительно нужно сохранить в файл на диск компьютера, а потом прикрепить к письму поставщику.

Для этого необходимо нажать кнопку “Печать” (точно так же, как при Печати документа) и программа откроет экран предварительного просмотра документа. В этом экране нужно сохранить документ в подходящем формате (мы рекомендуем использовать формат PDF).