“Документы”-“Переучет”

Документ «Переучет(Инвентаризация)» предназначен для того, чтобы отразить реальное количество товаров на складе методом их пересчета. В программу можно вводить переучет, как в настоящий момент, так и задним числом.

Переучет можно создавать по отдельным товарам или группам товаров, осуществляя таким образом переучет без закрытия торговой точки или кафе/ресторана. Главное требование в таком случае - не продавать товары в период от начала их пересчета до сохранения документа переучета.

Документ «Переучет(Инвентаризация)» влияет на учет - уменьшает/увеличивает количество товаров на том складе, где выполняется переучет.

Главный экран журнала «Переучет(Инвентаризация)» выводится в виде таблицы, с основными атрибутами документов.

Над списком документов находится дополнительная функциональная панель для управления журналом. Большинство функций из этого списка могут быть вызваны с помощью горячих клавиш, комбинации которых написаны прямо на самих кнопках.

В журнале документов, активный документ выделяется указателем (черный треугольник в крайнем левом поле в списке документов) и на одном из полей активного документа находится курсор (это поле выделено серым цветом).

• Создать - создать новый пустой документ;
• Изменить - изменить активный документ (будет редактироваться активный документ из списка);
• Копировать - создать копию активного документа;
• Удалить - пометить документ на удаление (Обратите внимание, помеченный документ из системы не удаляется, он виден в списке, но со статусом “Удален”);
• Фильтр по дате - используется для фильтрации документов журнала по необходимому временному периоду. После установки диапазона дат нужно нажать кнопку “Обновить”;
• Обновить - обновить журнал документов. Используется после установки временного периода для включения фильтра по дате или для ручного обновления журнала (например, в тех случаях, когда были внесены изменения в документы с другого рабочего места);
• Дерево связей - показывает все документы, которые имеют связь с активным документом;
• На основании - создать необходимый документ на основании активного документа;
• Отбор - фильтр, который позволяет отобрать все документы по выбранному полю журнала (Номер, Сумма документа, Партнер, Склад, Организация, Номер входящего документа, Пользователь). Фильтр многоразовый, и позволяет по-очередно отобрать документы по нескольким параметрам;
• Отключить отбор - полностью сбрасывается фильтр отбора;
• Печать списка - вывести на экран подготовленный для печати Журнал документов.

Под панелью функций находится Строка поиска, с помощью которой можно легко искать документы в журнале по любым запросам.

После нажатия кнопки “Создать”, программа откроет форму для создания нового документа.

Поля “Организация”, “Склад” программа заполняет автоматически, используя реквизиты, с которыми был создан предыдущий документ в программе. В поле “Оператор” подставляется имя активного пользователя (того, кто выполнил вход в программу).

Если поля “Организация”, “Склад” отличаются от тех, что подставила программа, их можно легко изменить. Для этого нужно нажать кнопку […] в конце любого поля и выбрать необходимые данные из соответствующих справочников.

В поле “Склад” указывается склад, где нужно провести переучет.

При создании документа «Переучет(Инвентаризация)» оператор вводит фактическое количество товаров, а программа в момент сохранения документа дополнительно подставляет учетное количество товаров на выбранном складе. Разница в количестве товаров (как положительная, так и отрицательная) автоматически выводится в отдельной колонке в документа.

Также дополнительно выводятся колонки с приходной и продажной стоимостью товаров, а внизу документа есть поля с итоговой суммой переучета.

В поле “Имя товара/услуги” можно вводить: Имя товара, Код товара или Штрихкод.

Также, можно выбрать нужные товары из “Справочника Товаров” щелкнув мышкой на кнопку, помеченную цифрой 1.

В поле “Количество” вводится количество реализуемого товара.

Также в документах “Поступление товаров”, “Реализация товаров” есть отдельная кнопка “Весы” для работы с весовыми товарами. Предусмотрено одновременное использование нескольких весов; первые весы в списке дополнительно передают данные по кнопке “F5”. Програма в стандартной конфигурации уже поддерживает более 20 моделей весов. Никаких дополнительных драйверов для весов устанавливать не нужно.

Поля “Код”, “Штрихкод” в этом документе являются информационными и они не доступны для редактирования и ввода.

Поле “Примечание” является служебным и его можно использовать по усмотрению пользователя для упрощения и систематизации учета.

После сохранения документа рекомендуется установить дату запрета редактирования документов для всех пользователей, равной дате и времени переучета.

В случае повторного сохранения переучета со смещением даты “назад”, нужно учитывать, что если в программе были установлены новые закупочные и продажные цены, а в переучете сохранены старые - эти цены будут обновлены ценами с переучета.

Также, переучет “задним числом” перезаполнит остатки на ту дату и время, с которыми он создается и сохраняется.

После любого ввода документов “задним числом” рекомендуется запускать функцию “Перепроведение документов” для пересчета прибыли.

Для печати документа на бумаге формата А4, небходимо нажать кнопку “Печать” внизу документа. Программа откроет экран предварительного просмотра документа, где нужно нажать иконку “Печать”, выбрать принтер и нажать “ОК”.

Для того, что бы отправить документ по электронной почте, его предварительно нужно сохранить в файл на диск компьютера, а потом прикрепить к письму.

Для этого необходимо нажать кнопку “Печать” (точно так же, как при Печати документа) и программа откроет экран предварительного просмотра документа. В этом экране нужно сохранить документ в подходящем формате (рекомендуется использовать формат PDF).

Нажав кнопку “Действия” можно запустить некоторые функции:

• Сгруппировать все одинаковые товары, введенные в документ и заполнить учетные количества;
• Добавить все товары, которые есть в базе, но не были введены в документ.