“Документы”-“Переучет”

Документ «Переучет(Инвентаризация)» предназначен для того, чтобы отразить реальное количество товаров на складе методом их пересчета. В программу можно вводить переучет как в настоящий момент, так и задним числом.

Переучет можно создавать по отдельным товарам или группам товаров, осуществляя таким образом инвентаризацию без закрытия торговой точки или кафе/ресторана. Главное требование в таком случае - не продавать товары в период от начала их пересчета до сохранения документа.

Документ «Переучет(Инвентаризация)» влияет на учет: уменьшает/увеличивает количество товаров на том складе, где выполняется переучет.

Главный экран журнала «Переучет(Инвентаризация)» выводится в виде таблицы с основными атрибутами документов.

Над списком документов находится дополнительная функциональная панель для управления журналом. Большинство функций из этого списка могут быть вызваны с помощью горячих клавиш, комбинации которых написаны прямо на самих кнопках.

В журнале документов активный документ выделяется указателем (черный треугольник в крайнем левом поле в списке документов), на одном из полей активного документа находится курсор (это поле выделено серым цветом).

• Создать - создать новый пустой документ;
• Изменить - изменить активный документ ( редактироваться будет активный документ из списка);
• Копировать - создать копию активного документа;
• Удалить - пометить документ на удаление (Обратите внимание, помеченный документ из системы не исчезает, он виден в списке, но со статусом “Удален”);
• Фильтр по дате - используется для фильтрации документов журнала по необходимому временному периоду. После установки диапазона дат нужно нажать кнопку “Обновить”;
• Обновить - обновить журнал документов. Используется после установки временного периода для включения фильтра по дате или для ручного обновления журнала (например, в тех случаях, когда были внесены изменения в документы с другого рабочего места);
• Дерево связей - показывает все документы, связанные с активным документом;
• На основании - создать необходимый документ на основании активного документа;
• Отбор - фильтр, который позволяет отобрать все документы по выбранному полю журнала (Номер, Сумма документа, Партнер, Склад, Организация, Номер входящего документа, Пользователь). Фильтр многоразовый, позволяет поочередно отобрать документы по нескольким параметрам;
• Отключить отбор - полностью сбрасывается фильтр отбора;
• Печать списка - вывести на экран подготовленный для печати Журнал документов.

Под панелью функций находится Строка поиска, с помощью которой можно легко находить документы в журнале по любым запросам.

После нажатия кнопки “Создать” программа откроет форму для создания нового документа.

Поля “Организация”, “Склад” программа заполняет автоматически, используя реквизиты, с которыми был создан предыдущий документ в программе. В поле “Оператор” подставляется имя активного пользователя (того, кто выполнил вход в программу).

Если поля “Организация”, “Склад” отличаются от тех, что подставила программа, их можно легко изменить. Для этого нужно нажать кнопку […] в конце любого поля и выбрать необходимые данные из соответствующих справочников.

В поле “Склад” указывается склад, где нужно провести переучет.

При создании документа «Переучет(Инвентаризация)» оператор вводит фактическое количество товаров, а программа в момент сохранения документа дополнительно подставляет учетное количество товаров на выбранном складе. Разница в количестве товаров (как положительная, так и отрицательная) автоматически выводится в отдельной колонке документа.

Также дополнительно выводятся колонки с приходной и продажной стоимостью товаров, внизу документа есть поля с итоговой суммой переучета.

В поле “Имя товара/услуги” можно вводить: Имя товара, Код товара или Штрихкод.

Также можно выбрать нужные товары из “Справочника Товаров”, щелкнув мышкой на кнопку, помеченную цифрой 1.

В поле “Количество” вводится количество реализуемого товара.

Также в документах “Поступление товаров”, “Реализация товаров” есть отдельная кнопка “Весы” для работы с весовыми товарами. Предусмотрено одновременное использование нескольких весов; первые весы в списке дополнительно передают данные по кнопке “F5”. Програма в стандартной конфигурации уже поддерживает более 20 моделей весов. Никаких дополнительных драйверов для весов устанавливать не нужно.

Поля “Код”, “Штрихкод” в этом документе являются информационными, они не доступны для редактирования и ввода.

Поле “Примечание” является служебным, и его можно использовать по усмотрению пользователя для упрощения и систематизации учета.

После сохранения документа рекомендуется установить дату запрета редактирования документов для всех пользователей, равной дате и времени переучета.

В случае повторного сохранения переучета со смещением даты “назад”, нужно учитывать, что если в программе были установлены новые закупочные и продажные цены, а в переучете сохранены старые, эти цены будут обновлены текущими ценами.

Также переучет “задним числом” перезаполнит остатки на ту дату и время, с которыми он создается и сохраняется.

После любого ввода документов “задним числом” рекомендуется запускать функцию “Перепроведение документов” для пересчета прибыли и себестоимости.

Для печати документа на бумаге формата А4 небходимо нажать кнопку “Печать” внизу документа. Программа откроет экран предварительного просмотра документа, где нужно нажать иконку “Печать”, выбрать принтер и нажать “ОК”.

Примечание. Любую печатную форму можно изменить (удалить элементы, перевести на другой язык, изменить дизайн, добавить картинки и т.д.), используя функцию “Настройки печатной формы”.

Для того что бы отправить документ по электронной почте, его предварительно нужно сохранить в файл на диск компьютера, а потом прикрепить к письму.

Для этого необходимо нажать кнопку “Печать” (точно так же, как при Печати документа), программа откроет экран предварительного просмотра документа. В этом экране нужно сохранить документ в подходящем формате (рекомендуется использовать формат PDF).

Нажав кнопку “Действия”, можно запустить некоторые функции:

• Пересчитать все - сгруппировать все одинаковые товары, введенные в документ, и заполнить учетные количества.
• Добавить отсутствующие товары - добавить все товары, которые есть в базе, но не были введены в документ. Товары добавятся с количеством 0.
• Удалить товары к-во по факту = 0 и учетное = 0 - удалить из документа все товары, к-во которых по факту и по учету = 0, чтоб визуально не “загружать” документ.
• Объединить несколько документов - если переучет делается на нескольких компьютерах одновременно, будут создается несколько документов “Переучет”. После этого их желательно объединить в один документ и добавить все отсутствующие товары. При объединении документов они помечаются на удаление автоматически. Если в разных документах есть одинаковые товары, их фактическое количество суммируется.