Справочник "Контрагенты (клиенты, поставщики)"

“Справочники”-“Контрагенты (партнеры)”

Контрагент – это общее понятие, которое включает всех партнеров компании: поставщиков и покупателей. Справочник контрагентов в удобной форме отображает всех контрагентов и дает возможность управлять ими и упорядочивать их согласно политики компании.

Контрагенты могут быть сгруппированы по группам справочника, например, «Поставщики», «Клиенты» и т.д. Справочник контрагентов имеет неограниченное количество уровней вложенности. Для управления группами и контрагентами предусмотрены отдельные панели.

• Создать - создать нового контрагента;
• Изменить - редактирование активного (выделенного в списке) контрагента;
• Копировать - создать копию активного (выделенного в списке) контрагента;
• Удалить - удалить контрагента из базы (Обратите внимание, если контрагент уже присутствует в документах, его удалить не выйдет, а только можно будет установить статус “Недоступный”);
• Обновить - обновить список контрагентов;
• Импорт - импорт контрагентов с Excel-файла. Используется для загрузки уже существующей базы контрагентов, например, при переходе с других систем учета на UniproRetail. Как импортировать базу контрагентов в UniproRetail читайте здесь.

Под панелью функций находится Строка поиска, с помощью которой можно легко искать контрагента в справочнике по любым запросам.

Примечание! Для того, чтобы программа корректно обрабатывала поисковые запросы, нужно установить галочку “Скрыть группы(все одним списком)“

Для перемещения контрагента или списка контрагентов в другую группу нужно его/их виделить мышкой и, зажав левую кнопку мышки, просто перетащить в нужную группу.

Информация о контрагенте располагается во вкладке “Основные” и “Договора”. Поскольку карточка контрагента универсальная (используется, как для Клиентов, так и для Поставщиков), некоторые поля в каждом случае (Клиент/Постащик) можно не заполнять.

Поля “Номер карточки”, “Дата”, “Телефон” рекомендуется использовать для Клиентов.

“Номер карточки” и “Телефон” используются в качестве дополнительных идентификаторов клиента при использовании бонусной/скидочной системы.

“Дата” используется для ввода дня рождения клиента/ ребенка/ питомца с целью предосталения дополнительных скидок в день рождения (см. Система скидок/бонусов).

Поля “Доп. информация”, “Адрес”, “Телефон” рекомендуется использовать для Поставщиков в целях упрощения работы с ними (выполнения заказов по телефону, e-mail, отправки корреспонденции и т.д.).

Поле “Доступность” позволяет управлять видимостью контрагентов в системе:

• Недоступный - если контрагент уже присутствует в документах и его нельзя удалить, его можно скрыть в справочнике (если нужно увидеть всех контрагентов, нужно включить галочку “Показать скрытых контрагентов” внизу справочника).
• Бэк-офис/фронт-офис - контрагента можно выбрать, как с торгового экрана, так и с рабочего места администратора (используется для Клиентов).
• Только Бэк-офис - контрагента можно выбрать только с рабочего места администратора и нельзя с торгового экрана (используется для Поставщиков, Служебных контрагентов).

Договора используются в программе для удобства ведения учета и более высокой детализации в разрезе оплат. Для всех контрагентов программа автоматически создает “Основной договор”, по которому ведутся взаиморасчеты. Причем, если в системе есть несколько организаций, для каждой из них будет создан свой “Основной договор”.

В определенных случаях, особенно для учета с Поставщиками, можно вручную создать несколько договоров. Например, если есть договоренность одни товары оплачивать по предоплате, а другие по послеоплате.

Также в карточке “Редакция договора” можно указать тип продажных цен. И таким образом зафиксировать определенную розничную цену для каждого конкретного покупателя.

С помощью опции “Создать новых клиентов” кнопки “Создать” можно легко добавить в справочник контрагентов нужное количество уникальных клиентов, например, для бонусной или накопительной системы.

С помощью опции “Груповое редактирование” кнопки “Изменить” можно быстро изменить некоторые параметры группы контрагентов в выбраной папке или выделенном списке. Например, присвоить/удалить/перегенерировать штрихкоды, изменить имя для печати, изменить регистр имени, изменить доступность группы контрагентов в системе.