“Документи”-“Оплати вхідні”, “Документи”-“Оплати вихідні”

Документи Оплати вхідні/Оплати вихідні використовуються для фіксації оплат, передоплат на замовлення, службових видач грошей або для врахування додаткових витрат компанії.

Документи Оплати вхідні/Оплати вихідні впливають на облік організації (збільшують або зменшують заборгованість клієнтів перед нею та її перед постачальниками).

Головний екран журналу виводиться у вигляді таблиці з основними атрибутами документів.

Над списком документів міститься додаткова функціональна панель для керування журналом. Більшість функцій цього списку можуть бути викликані за допомогою гарячих клавіш, комбінації яких написані прямо на самих кнопках.

У журналі активна оплата виділяється вказівником (чорний трикутник у крайньому лівому полі у списку документів), на одному з полів активної оплати знаходиться курсор (це поле виділено сірим кольором).

• Створити - створити новий порожній документ;
• Змінити - змінити активний документ (редагуватиметься активний документ зі списку);
• Копіювати - створити копію активного документа;
• Видалити - помітити документ на видалення (Зверніть увагу, позначений документ із системи не зникає, він видно у списку, але зі статусом “Видалений”);
• Фільтр за датою - використовується для фільтрації документів журналу за потрібним тимчасовим періодом. Після встановлення діапазону дат потрібно натиснути кнопку “Оновити”;
• Оновити - оновити журнал документів. Використовується після встановлення часового періоду для ввімкнення фільтра за датою або для ручного оновлення журналу (наприклад, у випадках, коли були внесені зміни до документів з іншого робочого місця);
• Дерево зв'язків - показує всі документи, пов'язані з активним документом;
• Задіяти для - створити необхідний документ на основі активного документа;
• Відбір - фільтр, який дозволяє відібрати всі документи за вибраним полем журналу (Номер, Сума документа, Партнер, Організація, Номер вхідного документа, Користувач). Фільтр багаторазовий, дозволяє по черзі відібрати документи за декількома параметрами;
• Вимкнути відбір - повністю скидається фільтр відбору;
• Друк списку - вивести на екран підготовлений для друку Журнал замовлень знаходити документи в журналі за будь-якими запитами.

Після натискання кнопки “Створити” програма відкриє форму для створення нової оплати.

Поле Організація програма заповнює автоматично, використовуючи дані останнього створеного документа, у полі “ Ім'я рахунку/каси підставляється головний рахунок/каса (той, що має атрибут “За замовчуванням”).

Поле Партнер потрібно вказати оператору, а в полі Договір програма автоматично підставляє Договір за замовчуванням з картки контрагента, який вказаний у полі Партнер.

Поле ” Стаття руху коштів “ необхідно заповнювати виходячи із завдань поділу руху коштів, що у організації. Див. також:Довідник "Статті руху грошових коштів".

Якщо поля Організація, Ім'я рахунка/каси відрізняються від тих, що підставила програма, їх можна легко змінити. Для цього потрібно натиснути кнопку[…] наприкінці будь-якого поля та вибрати необхідні дані з відповідних довідників.

Поле Примітка є службовим, його можна використовувати на розсуд користувача для спрощення та систематизації обліку, а також для зв'язування первинної (паперової) документації з програмою.

У полі “Сума” вводиться сума оплати. Якщо документ оплати створюється на підставі надходження товарів або реалізації товарів, сума буде поставлятися автоматично.

У разі оформлення продажу через”Екран касира/офіціанта“, програма автоматично створює документ «Реалізація товарів та послуг (Продаж)», на підставі якого (згідно з обраним способом оплати в Екрані касира/офіціанта) створюється документ «Прихід грошових коштів» на суму продажу, і виводиться на друк «Чек» затвердженої форми.

Також якщо оформляється видача коштів з каси через ”Екран касира/офіціанта“, автоматично створюється документ “Витрата коштів” з активною галочкою “Службова видача”.

Використовуючи функцію “На підставі”, можна створити інший обліковий документ, пов'язаний з даним: на підставі інших документів створити документ “Прихід грошових коштів”/“Витрата коштів” або, навпаки, на підставі документа про оплату створити інші документи.

У такому випадку з'являється можливість легко контролювати всі оплати у зв'язці з іншими документами, використовуючи Дерево зв'язків.