Справочник "Контрагенты (клиенты, поставщики)"

«Справочники»-«Контрагенты (партнеры)»

Контрагент – это общее понятие, которое включает всех партнеров компании: поставщиков и покупателей. Справочник контрагентов в удобной форме отображает всех контрагентов и дает возможность управлять ими и упорядочивать их согласно политики компании.

Контрагенты могут быть сгруппированы по группам справочника, например, «Поставщики», «Клиенты» и т.д. Справочник контрагентов имеет неограниченное количество уровней вложенности. Для управления группами и контрагентами предусмотрены отдельные панели.

• Создать - создать нового контрагента;
• Изменить - редактирование активного (выделенного в списке) контрагента;
• Копировать - создать копию активного (выделенного в списке) контрагента;
• Удалить - удалить контрагента из базы (Обратите внимание, если контрагент уже присутствует в документах, его удалить не выйдет, а только можно будет установить статус «Недоступный»);
• Обновить - обновить список контрагентов;
• Импорт - импорт контрагентов с Excel-файла. Используется для загрузки уже существующей базы контрагентов, например, при переходе с других систем учета на Unipro. Как импортировать базу контрагентов в Unipro читайте здесь.

Под панелью функций находится Строка поиска, с помощью которой можно легко искать контрагента в справочнике по любым запросам.

Примечание! Для того, чтобы программа корректно обрабатывала поисковые запросы, нужно установить галочку «Скрыть группы(все одним списком)«

Для перемещения контрагента или списка контрагентов в другую группу нужно его/их виделить мышкой и, зажав левую кнопку мышки, просто перетащить в нужную группу.

Информация о контрагенте располагается во вкладке «Основные» и «Договора». Поскольку карточка контрагента универсальная (используется, как для Клиентов, так и для Поставщиков), некоторые поля в каждом случае (Клиент/Постащик) можно не заполнять.

Поля «Номер карточки», «Дата», «Телефон» рекомендуется использовать для Клиентов.

«Номер карточки» и «Телефон» используются в качестве дополнительных идентификаторов клиента при использовании бонусной/скидочной системы.

«Дата» используется для ввода дня рождения клиента/ ребенка/ питомца с целью предосталения дополнительных скидок в день рождения (см. Система скидок/бонусов).

Поля «Доп. информация», «Адрес», «Телефон» рекомендуется использовать для Поставщиков в целях упрощения работы с ними (выполнения заказов по телефону, e-mail, отправки корреспонденции и т.д.).

Поле «Доступность» позволяет управлять видимостью контрагентов в системе:

• Недоступный - если контрагент уже присутствует в документах и его нельзя удалить, его можно скрыть в справочнике (если нужно увидеть всех контрагентов, нужно включить галочку «Показать скрытых контрагентов» внизу справочника).
• Бэк-офис/фронт-офис - контрагента можно выбрать, как с торгового экрана, так и с рабочего места администратора (используется для Клиентов).
• Только Бэк-офис - контрагента можно выбрать только с рабочего места администратора и нельзя с торгового экрана (используется для Поставщиков, Служебных контрагентов).

Договора используются в программе для удобства ведения учета и более высокой детализации в разрезе оплат. Для всех контрагентов программа автоматически создает «Основной договор», по которому ведутся взаиморасчеты. Причем, если в системе есть несколько организаций, для каждой из них будет создан свой «Основной договор».

В определенных случаях, особенно для учета с Поставщиками, можно вручную создать несколько договоров. Например, если есть договоренность одни товары оплачивать по предоплате, а другие по послеоплате.

Также в карточке «Редакция договора» можно указать тип продажных цен. И таким образом зафиксировать определенную розничную цену для каждого конкретного покупателя.

С помощью опции «Создать новых клиентов» кнопки «Создать» можно легко добавить в справочник контрагентов нужное количество уникальных клиентов, например, для бонусной или накопительной системы.

С помощью опции «Груповое редактирование» кнопки «Изменить» можно быстро изменить некоторые параметры группы контрагентов в выбраной папке или выделенном списке. Например, присвоить/удалить/перегенерировать штрихкоды, изменить имя для печати, изменить регистр имени, изменить доступность группы контрагентов в системе.